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Vereinsabonnenten und Versandverwaltung PDF Drucken E-Mail

Statt einer Liste von Projekten, an denen ich mitgearbeitet habe, biete ich Ihnen eine Reise durch die Entwicklung eines Projektes. Das ist interessanter.

Vereinsabonnenten und Versandverwaltung

Versand SoftwareEin Verein druckt quartalsmäßig 30.000 Exemplare seines Heftes. Es wird versendet nach Österreich, Deutschland, in die Schweiz, den Rest der EU und der Welt. Abonnenten sollen ständig aktualisiert werden und der Massenversand von Heften soll optimiert werden für die österreichische und deutsche Post. Außerdem distribuiert werden auch thematische Bücher und CDs. Um das zu optimieren und die Lager so klein und übersichtlich wie möglich zu halten, sollen diese Bestellungen verwaltet werden.

Ist-Zustand oder Ausgangsposition

Es gibt eine (ur-)alte Applikation in FoxPro die auf einem (ur-)alten Rechner, der unter MS-DOS läuft, und Einzeletiketten werden mittels eines (ur-)alten Nadeldruckers ausgedruckt. Also war es höchste Zeit, das System zu modernisieren.

Immerhin werden die Backups auf Disketten gemacht.
Der Etikettenausdruck hat, wenn alles in Ordnung war, einen Tag und eine Nacht lang gedauert.
Die Arbeit, die Etiketten auf die Kuverts zu bringen, hat weitere Tage gedauert, und danach haben die Vereinsmitglieder die Hefte kuvertiert.
Der gesamte Prozess hat zirka 2 Wochen lang gedauert - manchmal sogar länger.

Die Entscheidung, etwas zu dagegen zu unternehmen, ist getroffen worden wegen folgender Punkte:

  • Alter Hardwarezustand. Ein neuer Rechner wird gekauft, dann war es fraglich, ob die alte DOS-FoxPro-Software auf dem neuem Windows-XP-System überhaupt funktionieren kann.
  • Ein wichtiger Punkt ist, dass der Entwickler nicht mehr verfügbar war, um weitere Änderungen durchzuführen, und heute findet man schwer jemanden, der sich mit dBase oder FoxPro auskennt (nein, es sind noch nicht alle gestorben – schwarzer Humor).
  • Datenbackup ist unsicherer geworden (DOS-Norton-Backup-Format), bzw. das „Restore“ von Daten ist kompliziert.
  • Die Dauer des gesamten Prozesses sollte verkürzt werden.
  • Die Software sollte modernisiert werden, so dass die Änderungen bzw. Erweiterungen später leicht(er) gemacht werden können.
  • Multi-User-,  Mehrbenutzerfähigkeit sollte auch möglich sein.
  • Nicht nur Abonnenten sollen administriert werden, sondern auch separate Bestellungen und Lieferungen von Büchern, CDs usw.
  • Für diese Lieferungen, aber auch für die Massenversandsendungen sollen verschiedenen Dokumente automatisch erstellt werden.
  • Verschiedene Statistiken sollen ausgewertet werden.

Erste Schritte und Entscheidungen

Es ist klar, dass die alten Daten, der alte Datenbestandl migriert werden soll. Das Konvertieren der DOS-Zeichenkodierung in Windows- oder UTF-8-Zeichenkodierung wird erledigt. (Zeichenkodierung bedeutet, wie definiert ist, wo die Zeichen mit Umlauten in der Zeichentabelle stehen.)

Als zentrale Datenbank, möglichst kostengünstig (kostenlos) und schnell, wird die MySQL-Datenbank gewählt.
Um Clientsoftware-Installationen und Updates zu ersparen, habe ich eine Intranet-Lösung vorgeschlagen. Auf das Programm wird einfach durch den Internet-Browser zugegriffen. Fire Fox, Internet Explorer oder Opera unter Windows, Linux oder Mac. Die Lösung ist für alle Plattformen, und ich kann das zentral verwalten.

Also auf einem kleinen Server, absichtlich separat vom File-Server, läuft der Intranet-Apache-Server mit dem MySql-Datenbank-Server.

Alle Dokumente werden als PDF generiert, die man ausdrucken oder für Dokumentation und Archiv einfach auf die Festplatte speichern oder per E-Mail versenden kann.

Eine Sicherheitskopie der Daten, ein sogenanntes Backup, wird automatisch jede Nacht generiert und gespeichert auf einem dafür vorbereiteten Verzeichnis auf dem File-Server.
Und von dem File-Server wird wiederum unabhängig mit einem separaten Prozess eine Sicherheitskopie gemacht.

Die Intranet-Lösung ist in PHP und Javascript programmiert.
Also eine Abonnentenverwaltungsapplikation mit Artikel, Bestellung, Abwicklung, Applikation in einem.

Postoptimierung

Weil wir die Portokosten sparen wollen, müssen wir die Sendungen so vorbereiten und gruppieren, wie es uns die Post vorschreibt. Diesen Teil erledigt die Software, also eine Programmfunktion.
Notwendige Formulare werden auch gleich generiert.

Etiketten vs. Kuvertdrucker

KuvertendruckerEs gibt mehrere Lösungen, die Adressen auf Kuverts zu bringen. Wenn wir die Etiketten zuerst drucken, müssen wir sie auf Kuverts kleben, das ist ein zusätzlicher Schritt, den wir vermeiden möchten. Wir möchten auch nur Hefte kuvertieren, also haben wir ein zusätzliches Adresseblatt auch ausgeschlossen.
Stattdessen haben wir den direkten Druck auf dem Kuvert gewählt.
Standard-Bürodrucker können das teilweise tun, aber nicht im Falle dieser Kuvertanzahl und gewünschten Geschwindigkeit.

Da haben wir uns, nach kurzen Interviews von mehreren Kandidaten, für die Beratung und Erfahrung von Herr Reinhard Schlosser von der Wiener Firma Ammerer entschieden. Herr Schlosser hat die passende Lösung für uns gefunden. Da betone ich das Wort „passende“. Als einzige Berater hat er die Ideen eingebracht, die es uns überhaupt ermöglicht haben, mit dieser Losung weiterzukommen.
Deswegen empfehlen wir Herr Reinhard Schlosser immer weiter.
In ein Kuvert kommen maximal 5 Hefte.
Der letzte Schritt, der uns geblieben ist, war die Kuvertierung.
Damals gab es auf dem Markt keine Kuvertiermaschinen, die 6 mm dicke Heft in ein Kuvert einschieben konnten. Heute gibt das schon.
Außerdem werden wir, um für ein Mitglied, das z. B. drei Hefte bekommt, nicht drei Kuverts zu drucken, natürlich drei Hefte in ein Kuvert einpacken. Nun es gibt manche, die acht Hefte bekommen. Diese passen aber nicht in ein Kuvert. Wir „testen“ und definieren dann, dass maximal 5 Hefte in ein Kuvert kommen können. Also das Mitglied, das acht Hefte haben sol,l bekommt dann zwei Kuverts, eines mit fünf und eines mit drei Heften.
Diese Logik erledigt natürlich das Programm.

Da der Verein eine breite Mitgliederbasis hat, werden die Heften händisch kuvertiert.

Was wir erreicht haben

  • Die Auswahl einer unabhängigen Software-Plattform ermöglicht die ständige Modernisierung von Hardwarekomponenten.
  • Die Entwicklerbasis und Verfügbarkeit von Entwicklern für PHP-Applikationen wird nur wachsen. PHP ist eine der Sprachen, die in Internet-Applikationen benutzt werden.
  • Ein automatisches Datenbackup ist gesichert.
  • Die Dauer des gesamten Prozesses ist auf lediglich 2 bis 3 Tage verkürzt. Gegenüber von 14 - 21 Tagen. Das bedeutet, dass sich die Vereinsmitarbeiter jetzt mit anderen Aufgaben beschäftigen können.
  • Die offene Script-Sprache ermöglich die weitere Programmerweiterung und -modernisierung.
  • Die Multi-User-, Mehrbenutzerfähigkeit ist realisiert.
  • Abonnenten und gleichzeitige separate Bestellungen und Lieferungen von Büchern oder CDs könnten administriert werden.
  • Unterschiedliche Dokumente für die Lieferungen und den Massenversand werden automatisch erstellt.
  • Verschiedene Statistiken sind realisiert, die jetzt eine bessere Planung ermöglichen.


Das Projekt ist planmäßig realisiert worden. Okay, ich gebe zu, wir haben uns Zeit genommen. Kleine Änderungen, Verbesserungen und Fehlerkorrekturen wurdem nach der Übernahme gemacht.
Eine Schulung für das Programm und den Kuvertdrucker haben wir auch durchgeführt.
Ich war persönlich beim ersten Massenversand, Kuvertdrucken und bei den Lieferungen dabei.


Es freut mich immer zu sehen, wenn das alles funktioniert. Ein Video, wie die Kuverts aus dem Drucker kommen, folgt bald.

 

Mag Vitomir Damjanovic, Gebetsaktion Ohne Herrn Dupor und die Software, die er gemeistert hat, würden wir noch immer drei Wochen lang unseren Versand vorbereiten. Jetzt haben wir mehr Zeit, uns unseren Zielen und unserem Zweck zuzuwenden.
Danke

Herr Mag. Vitomir Damjanović,
Verein „GEBETSAKTION Maria - Königin des Friedens – MEDJUGORJE“, Wien